Ziele HF5

Wir möchten die Verwaltung ausgerichtet an den Bedürfnissen der Stadtgesellschaft gestalten. So dürfen unterschiedliche Voraussetzungen in den Bereichen Sprache, digitale Kompetenzen, Alter etc. nicht zum Ausschluss einzelner führen. Für alle Bürger:innen soll die Möglichkeit bestehen, die Serviceangebote der Verwaltung digital und analog wahrzunehmen. [nutzerorientierte Verwaltung]

Dazu unterstützen wir …

… barrierefreie und nutzerorientierte Zugänge zu den digitalen Angeboten der Stadtverwaltung Jena.

• Bei den digitalen Angeboten soll auf eine einfache und allgemein verständliche Sprache geachtet werden. Digitale Angebote sollen so gestaltet sein, dass diese auch von Menschen mit Beeinträchtigungen ohne Erschwernis oder fremde Hilfe genutzt werden können (z. B. durch Anpassung der Schriftgröße oder des Kontrastes).

… den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf das digitale Angebot der Verwaltung.

• Das digitale Angebot soll orts- und zeitunabhängig zur Verfügung stehen. Hierfür ist insbesondere die Ausweitung des öffentlichen WLANs dienlich. Die Nutzenden sollen selbst entscheiden können, wann und wo sie das digitale Angebot nutzen.

… niedrigschwellige Zugänge zu Endgeräten zur Inanspruchnahme der digitalen Verwaltungsleistungen an verschiedenen öffentlichen Orten, wie z.B. im Bürgerservice der Stadtverwaltung als zentrale Anlaufstelle.

• Niemand soll von den digitalen Anwendungen der Verwaltung ausgeschlossen werden, weil er oder sie keine aktuellen Geräte oder Software besitzt. Den Nutzenden wird es freigestellt, private oder öffentlich zur Verfügung gestellte Endgeräte für die Inanspruchnahme zu nutzen.

... ein hohes Maß an Datensicherheit und Datenschutz.

• Bei der steigenden Inanspruchnahme digitaler Services ist ein hohes Maß an Datensicherheit unerlässlich. Die erforderliche Datenspeicherung und der Datentransfer im Rahmen der Nutzung digitaler Angebote müssen durch entsprechende Schutzmaßnahmen und gesicherte Übertragungswege vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt werden. Der Schutz von personenbezogenen Daten besitzt höchste Priorität. Die grundsätzliche Datenhoheit soll bei dem Anwendenden liegen. Nur die zur Leistungserbringung erforderlichen Daten sollen erhoben und gespeichert werden.

… die Optimierung der externen Informations- und Kommunikationsangebote.

• Durch den Einsatz innovativer Technologien können Informations- und Kommunikationsangebote automatisiert werden. Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz können allgemeine Auskünfte zu Verwaltungsleistungen und kommunaler Informationen leichter zugänglich gemacht werden. Dies entlastet nicht nur die Verwaltung, sondern die Bürger:innen haben rund um die Uhr die Möglichkeit qualitativ hochwertige Auskünfte und Informationen zu erhalten.

Darüber hinaus setzen wir uns dafür ein, dass analoge Kontaktmöglichkeiten und Beantragungswege bestehen bleiben. Menschen müssen weiterhin die Möglichkeit haben, über nicht-digitale Strukturen mit der Verwaltung zu kommunizieren.

Wir möchten zur nutzer- und gemeinwohlorientierten Leistungserbringung interne Prozesse optimieren. Wir möchten dadurch die Leistungserbringung sowie die übrigen Arbeitsprozesse effizienter und ressourcenschonend gestalten. [effiziente Verwaltung]

Dazu unterstützen wir …

… die Optimierung von Arbeitsprozessen unter Einsatz innovativer Technologien.

• Sowohl die Verwaltungsleistungen für die Stadtgesellschaft als auch interne Prozesse sollen effizienter gestaltet werden. Hierbei kann der Einsatz technischer Lösungen zur digitalen Zusammenarbeit sowie innovativer Technologien zur Automatisierung von Arbeitsprozessen behilflich sein.

… die Optimierung der internen Informations- und Kommunikationsangebote.

• Die interne Information und Kommunikation müssen stetig neu überdacht und an neue Rahmenbedingungen angepasst werden. Durch die zunehmende Möglichkeit des mobilen Arbeitens sind auch neue Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten erforderlich. In Bereichen in denen bisher nicht jeder oder jedem Beschäftigten ein PC-Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sollen neue Angebote zur Information und Kommunikation geschaffen werden.

… die Stärkung der digitalen Kompetenzen der Mitarbeitenden.

• Die Basis der digitalen Transformation der Verwaltung bilden die digitalen Kompetenzen der Beschäftigten. In einer sich technologisch schnell entwickelnden Zeit müssen die digitalen Kompetenzen der Mitarbeitenden fortwährend gestärkt werden. Das erfordert eine regelmäßige Analyse des Bedarfs an notwendigen Qualifizierungsmaßnahmen und entsprechender Angebote zur Wissensaneignung.

...Anpassungen an die digitale Arbeitswelt.

• Je mehr Arbeitsprozesse digitalisiert werden können, umso mehr Möglichkeiten des flexiblen Arbeitens bieten sich. Mobiles Arbeiten und Telearbeit haben bereits Einzug in die Verwaltung gehalten und können durch die digitale Transformation weiter ausgebaut werden. Das bedingt neue Kompetenzen der Führungskräfte hinsichtlich des Führens auf Distanz. Auch die Aufgabenorganisation muss an die neuen Rahmenbedingungen angepasst werden. Dies betrifft nicht nur die Führungskräfte, auch die Beschäftigten brauchen neue Kompetenzen zur Anpassung ihrer bisherigen Arbeitsmethoden. Hierzu sollen entsprechende Qualifizierungsangebote geschaffen werden.

Wir möchten der Stadtgesellschaft das Handeln der Kommune aufzeigen.

Dazu unterstützen wir …

… die Offenlegung des Verwaltungshandelns.

Allgemeine Kennzahlen des Verwaltungshandelns sollen öffentlich zugänglich sein (Art und Umfang der erbrachten Leistungen). Diese Veröffentlichung soll in der WISSENsAllmende erfolgen.

… die Vermarktung des digitalen Angebots.

• Die Serviceangebote des Stadtverbundes sollen aktiv beworben, insbesondere die digitalen Angebote zu Verwaltungsleistungen und deren Vorteile für die Bürger:innen kommuniziert werden.
• Die Vermarktung soll digital und analog erfolgen. Der Bekanntheitsgrad und die Inanspruchnahme der digitalen Angebote sollen so gesteigert werden.

Wir möchten der Stadtgesellschaft und den Akteur:innen der Kommune Möglichkeiten zum erleichterten Wissenstransfer bieten.

Dazu unterstützen wir …

… einen aktiven Wissenstransfer zwischen der Kommune und der Stadtgesellschaft sowie den langfristigen Wissenserhalt.

• Wir unterstützen Initiativen zur Implementierung technischer Lösungen zur digitalen Vernetzung der Stadtgesellschaft mit der Kommune mit dem Ziel eines vereinfachten und beschleunigten Wissenstransfers. Wir fördern den Erhalt des auf diese Weise gewonnenen Wissens.

… einen aktiven Wissenstransfer innerhalb der Kommune.

• Innerhalb des Stadtverbundes sollen die Möglichkeiten zum Wissenstransfer optimiert sowie neue Formen des Wissensmanagements geschaffen werden.

Wir möchten die digitale Transformation durch die Stadtgesellschaft und den Akteur:innen der Kommune mitgestalten lassen.

Dazu unterstützen wir...

... Möglichkeiten zur aktiven Beteiligung der Stadtgesellschaft an der digitalen Transformation der Verwaltung.

• Hierzu sollen Möglichkeiten der fortlaufenden Bedarfsermittlung und Optionen eines Feedbacks hinsichtlich der angebotenen Services geschaffen werden. Dies ermöglicht die Angebote der Information und Kommunikation sowie der digitalen Verwaltungsleistungen nutzerorientiert zu gestalten.

... eine aktive Mitarbeiterbeteiligung bei der Gestaltung der Prozesse innerhalb der Kommune.

• Die internen Arbeitsprozesse sollen effizienter gestaltet werden. Dies erfordert eine Beteiligung der Beschäftigten bei der Prozessanalyse und Prozessoptimierung. Durch die aktive Einbeziehung aller Prozessbeteiligten können Arbeitsprozesse effizient und bedarfsgerecht gestaltet werden. Dies fördert die Akzeptanz der Digitalisierung und Prozessoptimierung.